Длительное время я провел в поисках и тестировании эффективных способов планирования. И, путем отсечения ненужного для меня, пришел к комбинированной системе, о которой этот пост.

Я не стал писать про методы постановки целей, задач и учета финансов — потому что это очень обширные темы. Кому-то больше подходит SMART, OKR, WOOP в той же постановке целей, а кому-то — запись в его ежедневнике.

Поэтому этот пост именно про систему, а не про методы.

Мои главные требования: система планирования целей, проектов, задач и финансов должна быть простой и взаимосвязанной между собой.

Чтобы на длительной дистанции я мог придерживаться ее и не сливаться. А также чтобы в ней не было логических расхождений по типу: иметь здоровое тело — вступить в сигарный клуб или купить спортивный автомобиль — переехать жить в сельскую местность.

🔻Начинаю я всегда с оценки ресурсов. Обычно они временные и финансовые.

Для оценки свободного времени я использую эпл-календарь (в него у меня стекаются все задачи). А для оценки финансов — учет финансов от WebAsyst. Тут подробнее 👉 Где и как вести учет финансов.

Дальше я перехожу к постановке целей, которые в отведенный период времени не противоречат друг другу. Например: купить спортивный автомобиль я могу на горизонте 3–5 лет, а переехать в сельскую местность — на горизонте 10–15 лет, и тогда уже не будет никаких логических расхождений.

🔻Для целей я использую отдельную доску в Trello с колонками: Все цели, 1 год, 3 года, 5 лет, 15 лет, Текущий приоритет, Завершены, Архив/Отказ.

Особое внимание — колонке “Текущий приоритет”: это те цели, над которыми я сейчас работаю и на достижение которых у меня есть ресурсы.

Дальше по иерархии у меня идут проекты. Проекты должны способствовать достижению целей и не противоречить им.

🔻Для проектов я также использую отдельные доски в Trello. В зависимости от типа проекта (личный/бизнес), колонки могут быть разными.

То есть мои проекты все должны биться с целями. Если появился проект, который не ведет меня к достижению приоритетных целей, то я отказываюсь от него либо откладываю — если он может способствовать достижению долгосрочных целей.

Теперь переходим к задачам.

🔻Задачи распределяются по доскам в Trello. Обычно я сначала заполняю задачи по максимуму, а потом, оценивая важность задач для завершения проекта, удаляю ненужные.

Для незапланированных и личных задач у меня есть доска “Трекер задач”, куда я с помощью телеграм-бота быстро направляю информацию. Об этом писал тут 👉 Как не забывать важную информацию.

В каждой доске Trello есть вкладка “Улучшения” — там я добавляю улучшение “Календарь”, получая ссылку на календарь доски, который синхронизирую с календарем эпл. Так я вижу в одном месте все задачи, разбитые по проектам и датам.

Для повторяющихся задач типа спорта я создаю повторы в эпл-календаре.

🔻Перенос задач на неделю в бумажный ежедневник. Это лучше помогает мне зафиксировать задачи на неделю в голове — тем самым снизив уровень тревожности и, в случае необходимости (которые часто случаются), встроить срочные задачи в свой график.

Как работаю с системой планирования:

🔻Раз в год пересматриваю цели 1–3–5–15 лет.

🔻Раз в три месяца пересматриваю приоритетные цели и проекты по ним.

🔻Раз в месяц пересматриваю ресурсы и проекты.

🔻Раз в неделю пересматриваю задачи по проектам, выписываю их в ежедневник и заполняю финансовый учет.

Если систему разложить по шагам, то: оценил ресурсы, выбрал приоритетные цели, на основе приоритетных целей и ресурсов определил проекты, поставил задачи по проектам, выполнил задачи, скорректировался — и выполнил цикл повторно.

Почти два года я пользуюсь такой системой планирования и могу точно сказать, что для меня она работает — и работает достаточно эффективно как в бизнесе, так и в личной жизни.

Хотя, возможно, это сказывается опыт и другие факторы...